Em um mercado cada vez mais competitivo, é fundamental adotar práticas que proporcionem um bom controle de estoque.
A reposição ganha em agilidade e qualidade, os gastos são reduzidos, a relação com os fornecedores é melhorada e uma série de outros benefícios afetam todos os departamentos da empresa.
Na prática, estamos falando de uma estratégia de negócios que pode representar um diferencial perante a concorrência.
Pensando nisso, reunimos aqui as 7 melhores práticas de controle de estoque que você precisa adotar na sua empresa. Confira!
1. Padronização
Não há como garantir a produtividade de um estoque sem que haja organização.
O primeiro passo para alcançar esse objetivo é implementar uma padronização dos itens e da sua disposição no local de armazenamento.
Para começar, divida o estoque em setores de fácil identificação — isso pode ser feito com o uso de numeração, letras, cores etc.
Cada corredor é destinado a um tipo ou classe de itens. As prateleiras, por sua vez, podem ser destinadas a divisões mais específicas entre eles.
Porém, é aí que entra uma ação estratégica: muita gente opta por organizações em ordem alfabética, por acharem mais prático; no entanto, é essencial alocar os itens com maior fluxo de saída em áreas mais acessíveis.
Isso faz com que a dinâmica do estoque seja otimizada.
Quanto maior o estoque, maior o benefício dessa organização. Não se esqueça de etiquetar tudo com informações específicas — por exemplo, Corredor Amarelo, Armário 1, Prateleira 2 (CA-A1-P2).
2. Mapeamento de processos
O estoque não pode ser tratado como um armário cheio de coisas.
Ele é um setor e, como tal, deve contar com um mapeamento de processos que defina, em detalhes, a rotina a ser seguida em cada atividade.
Estamos falando da criação de um fluxo de trabalho. Nele, regras e políticas devem especificar, por exemplo, qual é o procedimento para que um vendedor solicite um item.
Da mesma forma, é importante elaborar periodicamente relatórios detalhados sobre o setor.
Eles ajudarão a identificar processos que devem ser melhorados, assim como itens que tiveram maior fluxo de entrada e saída, extravios etc.
3. Monitoramento constante
Realizar um monitoramento constante e baseado em indicadores é a melhor forma de visualizar os resultados dos negócios.
No caso do estoque, os problemas podem afetar a empresa toda — assim como um bom desempenho gera valor para a organização.
Portanto, adote o monitoramento como uma ferramenta para compreender melhor a rotina do setor.
Essa proximidade favorece um levantamento de dados que ajuda na elaboração do planejamento, nas tomadas de decisão do gestor e na definição de novas estratégias.
Entre os indicadores de maior relevância, podemos citar o giro de materiais, o controle de perdas, a curva de saída (vendas), os itens deteriorados e o índice de desperdício.
4. Aproximação com fornecedores
A relação com os fornecedores diz muito sobre a eficiência de um estoque.
Quanto mais alinhados ambos estiverem, melhor para a gestão e para o parceiro comercial.
Entretanto, aproximação não significa simplesmente ter uma relação amigável — o ponto central está no estabelecimento de protocolos a serem seguidos.
Trata-se de uma ação estratégica, pois insere os fornecedores nos processos do setor.
Afinal, a lógica do fluxo de cada material deve ser controlada desde o seu ponto de partida, para garantir que haja mais previsibilidade na redistribuição dos itens.
Portanto, jamais escolha fornecedores apenas pelo preço. Tanto a qualidade dos produtos quanto a do serviço devem ser levadas em consideração.
Prazos e agilidade da entrega, garantia contra danos, forma de pagamento etc. Tudo isso deve ser colocado na balança.
5. Conferência antes do armazenamento
Todo setor — da linha de produção até as vendas — deve contar com etapas que garantam a qualidade dos produtos e do próprio processo.
Como, no caso do estoque, os materiais que entram não estão vindo de outro departamento da própria empresa, é fundamental fazer uma conferência antes do armazenamento.
Para isso, é importante estabelecer certos critérios de acordo com cada material. Afinal, quantidade e código do produto podem não ser suficientes.
Ao lidar com peças muito pequenas, por exemplo, é importante fazer um double check (dupla checagem) na quantidade e nas especificidades do item (tamanho, material, modelo etc).
Em lojas — em que o estoque lida com produtos finalizados — é importante checar a integridade dos itens e, se possível, o seu funcionamento.
Tudo vai depender do setor em que você atua e das características dos itens em estoque.
O fundamental é que haja a conferência para mitigar problemas na entrega, na ausência de itens ou, até mesmo, nas trocas.
Após assinada a nota de recebimento, o fornecedor nem sempre estará disposto a receber de volta um produto com a alegação de que não bate com o solicitado.
6. Definição de quantidade mínima ou máxima
A otimização do controle de estoque depende de uma integração também com os demais setores da empresa.
Por isso, é essencial realizar ações conjuntas para estipular, para cada produto, qual é a quantidade mínima e máxima a ter em estoque.
O objetivo é definir uma margem que evite a falta de um material e, ao mesmo tempo, não permita o armazenamento em excesso.
Essa é uma das ações mais básicas da gestão de estoque — e, ainda assim, um dos maiores desafios.
O que muita gente deixa passar é o fato de que há variações ao longo do ano, principalmente no setor de vendas.
Por isso, é essencial elaborar relatórios periódicos, para ter mais previsibilidade.
Não é porque o fluxo de entrada e saída de um item foi excelente nos últimos seis meses que o próximo semestre terá a mesma demanda.
Gerenciar quantidades mínimas e máximas é um processo de melhoria contínua.
7. Uso de Software de gestão
A jornada digital nos colocou em um processo acelerado de inovação tecnológica. Em um mercado tão competitivo, é fundamental adotar as ferramentas disponíveis para otimizar ao máximo o controle de estoque.
Planilhas e controles manuais já não são suficientes — afinal, como destacamos anteriormente, a boa ou má gestão impacta os resultados dos negócios.
O ERP (link) mitiga as falhas humanas, permitindo a automação dos processos de gestão e proporcionando precisão no controle de estoque.
A sua empresa pode, por exemplo, dar aos fornecedores acesso ao sistema, permitindo que eles identifiquem uma baixa de um produto e adiantem um pedido.
A previsibilidade se torna muito maior e o gestor ganha tempo para focar em ações que dependem das suas decisões estratégicas.
Em geral, é uma questão de sobrevivência — a digitalização dos processos aumenta a produtividade em um nível incomparável.
Empresas que não investem em inovação tendem a se tornarem obsoletas, perdendo espaço no mercado.
Como você pôde ver, são práticas simples e, ainda assim, extremamente eficientes. Faça uma avaliação em seu controle de estoque e veja como ele pode ser otimizado com a adoção dessas dicas!
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